公司信箱該用免費信箱還是自有網域？
信任度、離職交接與 5 年費用比較

公司信箱只要開始有員工、開始對外報價，就該用自有網域，不要再用免費信箱。差別不在收發信的功能，而在「這個信箱屬於誰」：免費信箱屬於申請它的那個人，人一離職，客戶往來紀錄跟著走；自有網域的信箱屬於公司，管理者可以停用、轉交、保留。費用也沒有想像中高，用虛擬主機內建的信箱，10 個人一起用，每人每年約 350 元。下面把信任度、離職交接、費用三件事拆開比較，最後附上從免費信箱換過來的 30 天過渡步驟。

這篇寫給中小企業的負責人、行政與 IT 窗口。信件寄出去會不會進垃圾郵件匣，屬於另一個問題，SPF、DKIM、DMARC 的設定見公司寄的信一直進垃圾郵件？；網域本身的續約與到期管理，見企業網域管理 5 個必做設定。本文不重複這兩篇，只處理「公司信箱要用哪一種」這個選擇。

公司信箱用免費信箱還是自有網域？先看五個差別

這裡說的免費信箱，是 Gmail、Yahoo、Outlook.com 這類位址結尾是服務商網域的個人信箱；自有網域信箱，是 sales@yourcompany.com.tw 這種位址結尾是公司自己網域的信箱。兩者每天用起來的感覺差不多，真正的差別在下面五項：

容量常被拿來比較，但通常不是關鍵。以 Gmail 為例，Google 官方說明每個帳戶提供 15 GB 免費空間，由 Gmail、Google 雲端硬碟與 Google 相簿共用；自有網域的信箱容量則看你用哪一種服務，本公司虛擬主機的網站與信箱共用同一份空間、不設配額上限。對大多數公司來說，空間夠不夠是次要的，帳號歸屬才是決定性的那一項。

什麼情況用免費信箱還可以接受

一人工作室剛起步、還沒有官網與網域，先用免費信箱收發沒有問題。但只要出現下面任何一種情況，就是該換的時候：開始聘第一位員工；開始寄正式報價單或合約；要參與政府或企業的採購案；名片、官網、Google 商家檔案上要留一個長期不變的聯絡信箱。最後這項尤其重要，聯絡資訊在官網、商家檔案與名片上要一致，換一次就要改一輪，越早定下來越省事。

離職交接：免費信箱真正的成本在這裡

免費信箱沒有月費，它的成本是在員工離職那天一次付清。業務用自己的 Gmail 跟客戶往來三年，離職時這三年的報價、議價、出貨確認、客訴處理全部在他的個人帳號裡。公司沒有密碼、也沒有管理權，因為帳號從一開始就是以個人名義申請的。更麻煩的是，客戶繼續寄信到那個位址，信寄到了一位已經離開的人手上，公司完全不知道。

自有網域的公司信箱可以把交接變成一套固定流程。以 cPanel 管理的主機內建信箱為例，員工離職當天做四件事：

對外的窗口，用職務信箱而不是人名信箱

交接最省事的做法，是讓對外公開的位址從一開始就不綁人。官網、報價單範本、發票資訊上寫 sales@、service@、invoice@ 這類職務信箱，背後轉給目前負責的人；人員異動時只換收件人，客戶手上的位址不必改。這些職務信箱在主機內建信箱裡可以設成獨立帳號或轉寄位址，數量不另外計費；用按人頭計價的服務時，則要確認共用信箱或群組位址是否另算授權。

自有網域公司信箱一年多少錢？三種做法的 5 年試算

自有網域的公司信箱不是只有一種買法。常見有三種，費用結構完全不同，下表用「10 人公司、使用 5 年」來比較。本公司方案用的是現行牌價，其他服務只寫計價方式，不寫價格，單價請以各家官方公告為準：

本公司價格為 2026 年 10 月現行牌價；國際網址指 .com 等，使用 .com.tw 等台灣網址需補差價，以訂購頁為準。雲端辦公套件的方案與價格各家不同，未列入數字。

以虛擬主機內建信箱年繳 3,500 元、10 人分攤計算，每人每年約 350 元；人數增加到 20 人，每人每年降到約 175 元。按人頭計價的服務正好相反，人數越多總額越高。這不代表哪一種一定比較好，雲端辦公套件附帶的協作工具有它的價值；但如果公司真正需要的只是「用自己的網域收發信」，主機內建信箱的成本低很多。

主機內建信箱還有一個常被忽略的好處：網站和信箱在同一個環境，網站的詢價表單通知、訂單信可以直接由主機寄出，DNS 也在同一處管理。代價是信箱和網站共用主機資源，所以要選有專人維護的主機。虛擬主機是什麼、和自己管主機差在哪裡，見虛擬主機是什麼與虛擬主機完整指南；不想自己處理信箱、DNS 與憑證的公司，也可以整個交給網站代管。

從免費信箱換成自有網域公司信箱：30 天過渡步驟

換信箱最怕的不是技術，而是「客戶還在寄舊信箱、我們已經不看了」。下面的順序把過渡期拉成 30 天，新舊兩邊並行，確認沒有遺漏再收尾：

1. 第 1 天：建好新信箱並實測。依人員與職務建立帳號，每個帳號都對外寄一封、收一封，確認收發正常。寄給自己的免費信箱，看看會不會進垃圾郵件匣，進了就先處理寄件驗證，見SPF、DKIM、DMARC 那篇。
2. 第 2～3 天：改所有對外露出的位址。官網頁尾與聯絡頁、報價單與合約範本、電子郵件簽名檔、名片設計稿、Google 商家檔案、社群粉專的聯絡資訊。官網的結構化資料若有寫信箱，也要一起改。
3. 第 3 天：舊信箱設自動回覆。內容寫明新位址與生效日，請對方更新通訊錄。免費信箱多半也能設定自動轉寄到新位址，過渡期內兩邊都收得到。
4. 第 1～2 週：改綁外部帳號。銀行、金流、政府平台、雲端服務、網域與主機後台，逐一把登入信箱改成新的職務信箱，並把清單交給第二位同事核對。
5. 第 30 天：檢查舊信箱還有誰在寄。翻過去 30 天舊信箱的來信，還在用舊位址的客戶或廠商個別通知。確認沒有重要來信後，再決定是否停用舊信箱；舊信件可以先匯出保存。

如果原本已經有一個自有網域的信箱、只是要換主機商，那是另一件事：重點在 MX 記錄的切換順序，先在新主機建好帳號並實測，最後才切 MX，切換後新舊兩邊都保持開啟觀察。完整步驟寫在企業信箱服務說明的搬家段落，主機端的權限與 cPanel 能做到哪些事，見虛擬主機也能完全掌控。

瑪尼國際成立於 2004 年，深耕逾 20 年、服務逾 500 家企業。本站公開的聯絡信箱是 mani@mani.com.tw，掛在公司自己的網域上，收信主機與網站在同一套環境裡管理。我們的虛擬主機方案都內含企業防毒防駭信箱、SMTP 發信主機與 Webmail，信箱數量不另外計價，主機位於中華電信光纖機房；從網頁設計、網域、主機到信箱由同一個窗口負責的一條龍服務，換信箱時官網、DNS 與信箱設定會一起處理，不會只改了一邊。

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