網站建置需求書怎麼寫？把「要做什麼網站」拆成 10 個欄位，每一欄都寫到廠商不必猜就能估工時，再指定報價要照什麼格式回覆。三家廠商拿到同一份需求書，回來的報價才是在回答同一道題目；沒有需求書，每家都依自己的想像報價，價差再大也看不出誰貴、誰漏項。
我們在形象網站製作費用怎麼算裡，把報價拆成頁數、功能、後台、維護四塊，並教了怎麼算三年總成本。那篇是「收到報價之後怎麼拆」，這篇往前一步：在找廠商之前，先寫一份需求書，讓報價一開始就照四塊回來。挑廠商時該當面問的問題在網頁設計公司怎麼挑，這裡只談需求書本身。
網站建置需求書是什麼？為什麼沒有它，三家報價對不起來
需求書（也有人叫網站建置規劃書、需求說明書）是業主寫給廠商的一份文件，說明這個網站要給誰看、要有哪些頁面與功能、內容由誰準備、什麼時候要上線、做完要交付什麼。它不是技術規格書，不需要指定程式語言或資料庫；它要回答的是「做完之後，怎樣才算做對了」。
沒有需求書時，常見的情況是：業主打電話給三家廠商，每一家都問「大概要幾頁、要不要後台」，業主每次回答得都不太一樣，三份報價也各自根據不同的理解寫成。結果一家 3 萬、一家 8 萬、一家 15 萬，業主只能挑中間那家，或挑最便宜的——而便宜的那家往往是漏掉最多項目的那家。
需求書也是日後的依據。網站做到一半，業主說「這頁本來就要能自己改」，廠商說「報價裡沒有」，雙方各說各話；如果需求書裡寫了可編輯區塊清單，又被引用進合約，爭議就有東西可以對照。需求書寫得清楚，保護的是雙方。
需求書的 10 個欄位：一張總表
下表是一份企業形象網站需求書的骨架。左欄是欄位，中欄是要寫什麼，右欄是「寫成這樣廠商才估得出來」的示範。示範內容是假設的公司情境，請換成自己的。
| 欄位 | 要寫什麼 | 寫成這樣才估得出來（示範） |
|---|---|---|
| 1. 專案背景與目標 | 公司做什麼、為什麼現在要做網站、做完希望改善什麼 | 「現有網站 2015 年製作，手機版跑版；目標是讓業務能把網站傳給客戶，並增加官網表單詢價」 |
| 2. 目標讀者與主要動作 | 誰會來看、看完希望他做哪一件事 | 「主要讀者是工廠採購；希望他看完產品頁後送出詢價表單或撥打電話」 |
| 3. 頁面清單與版型 | 列出每一頁，並標出哪些頁共用同一種版型 | 「首頁、關於我們、產品列表、產品內頁 × 12（共用一個版型）、聯絡我們，共 5 種版型、16 頁」 |
| 4. 內容由誰提供 | 文案、照片、翻譯、舊站資料搬移各由哪一方負責 | 「文案由我方提供 Word 檔；產品照片由我方提供，去背由廠商處理；不需英文版」 |
| 5. 功能清單 | 逐項列出，每項寫使用情境與完成後的結果 | 「詢價表單：訪客填寫後，寄通知信到業務信箱，並在後台留存紀錄」 |
| 6. 後台與權限 | 哪些區塊要能自己改、要開幾個帳號、要不要分角色 | 「最新消息、產品（新增／修改／下架）、首頁橫幅三處可自行編輯；2 個帳號」 |
| 7. 既有資產與技術環境 | 網域、主機、公司信箱現況，舊站要不要保留網址 | 「網域 example.com.tw 登記在本公司名下；信箱繼續使用；舊站產品頁網址需設定轉址」 |
| 8. 時程與驗收方式 | 希望上線日、中間的確認節點、怎樣算驗收通過 | 「希望 12 月底前上線；設計稿確認、測試站確認、正式上線三個節點；驗收清單見附件」 |
| 9. 交付物與權利歸屬 | 做完要拿到哪些東西、歸誰所有 | 「交付完整原始碼、資料庫備份、後台操作說明；網域與網站內容歸本公司」 |
| 10. 預算區間與報價格式 | 可以接受的範圍、報價要依什麼格式回覆、回覆期限 | 「建置預算區間○～○萬元；請依頁數、功能、後台、維護四塊分列報價；某月某日前回覆」 |
說明：視覺風格、配色、技術選型不必寫死，可以只附 2～3 個喜歡的參考網站與理由，留給廠商提案。
這 10 欄不必寫得很長，一般形象網站寫成幾頁 A4 就夠。重點是每一欄都要有答案，哪怕答案是「不需要」或「請廠商建議」——空著的欄位，每家廠商會用自己的假設填，報價就又對不起來了。
最容易寫錯的 4 個欄位，和寫對的方法
10 個欄位裡，背景、讀者、時程多半寫得出來；真正讓報價失準的，幾乎都集中在下面四欄。
欄位 3：頁面清單只寫「約 10 頁」
設計工時主要花在版型，同一個版型套 12 次和設計 12 種不同的頁面，工時差很多（版型與頁面的差別，報價拆解那篇有完整說明）。需求書要寫出頁面清單，並在旁邊標「共用版型」。不確定要幾頁時，先把網站畫成一張樹狀圖：第一層是主選單，第二層是每個選單底下的頁面，數完就是頁面清單。
欄位 4：沒寫內容由誰提供
多數報價預設文案與照片由客戶提供。如果需求書沒寫，有的廠商會把代寫文案算進去、有的不會，報價就差一截。更常見的是網站延誤：設計做完了，文案還沒到。我們的14 天製作流程把「簽約時備妥 LOGO、文案與參考網站」排在第一天，就是這個原因。需求書裡請逐項寫：文案、照片、去背修圖、翻譯、舊站資料搬移，各由哪一方負責。
欄位 5：功能只寫名稱，沒寫情境
「會員功能」可以只是登入看價格，也可以包含註冊審核、分級折扣、訂單紀錄，工時差好幾倍。每項功能請用一句話寫成：誰、在什麼情況下、做什麼、完成後系統要有什麼結果。例如「經銷商登入後，可以看到經銷價並下載型錄 PDF；未登入的訪客只看到一般介紹」。寫成這樣，廠商才知道要做幾個畫面、幾種權限，也才知道驗收時要測什麼。牽涉到付款、會員資料或與 ERP、物流系統串接的功能，另外寫明第三方服務的費用由誰付。
欄位 8：只寫上線日，沒寫怎樣算驗收通過
驗收是付尾款的依據，卻最常被略過。建議附一張驗收清單，每一列是「要檢查的事」與「怎樣算通過」，例如：
- 每一頁在電腦、手機、平板上版面正常，不需要左右捲動
- 每一個表單實際送出一次，通知信收得到、後台有紀錄
- 後台清單上的每個可編輯區塊，由我方人員實際改一次並在前台看到結果
- 舊站網址清單逐條測試，都會轉到對應的新頁面
- 每一頁都有獨立的標題與描述，網站可以 https 開啟
修改的輪次與範圍也寫在這一欄：例如「設計稿確認前可修改兩輪，上線後一個月內的錯誤由廠商修正」。不寫，就會在「修改不限次數」這類模糊寫法上各自解讀。
欄位 9 跟價格無關，但比價格重要
網域登記在誰名下、原始碼與資料庫能不能完整交付，請直接寫進需求書，讓廠商在報價時就表態。網站做在廠商自家的專屬平台上，報價再便宜，換廠商那天都要重做一次。怎麼確認既有網站帶不帶得走，見如何判斷網站被設計公司綁死；網域的管理設定見企業網域管理的 5 個必做設定。
寄出需求書之後：讓三家照同一格式回覆，報價才比得起來
需求書寫好只完成一半，另一半是寄送與回覆的規則。這部分只要做到三件事：
1. 指定報價回覆格式
在需求書最後附一張空白的報價表，請每家照填。欄位建議如下：
| 報價表欄位 | 請廠商填寫的內容 |
|---|---|
| 頁數 | 版型數、頁面數、金額 |
| 功能 | 依需求書功能清單逐項報價，不做的項目寫「不含」 |
| 後台 | 可編輯區塊是否與需求書一致、帳號數、金額 |
| 維護年費 | 金額、包含項目（主機、SSL、備份、安全更新、售後）、不包含項目 |
| 時程 | 從簽約到上線的天數與各節點 |
| 交付物 | 原始碼、資料庫、操作說明是否交付，網域登記名義 |
| 需求書以外的建議 | 廠商認為應該增加或可以省略的項目，另列、另計價 |
最後一列很重要：專業的廠商常會指出需求書沒想到的地方，例如舊站網址要轉址、表單要防垃圾訊息。讓這些建議另列，就不會混進主報價裡，比較時先比主報價，再看誰的建議有道理。收到的報價照同一張表填好，就能直接套用「建置費＋維護年費×年數」算出三年總成本。
2. 同一天寄出、同一套答覆
廠商一定會有問題。不論誰問了什麼，把答覆整理成一份「補充說明」同步寄給每一家，回覆期限也一致。只回答其中一家，其他家就是在不同的條件下報價。
3. 需求變了，就改需求書再重寄
比價途中決定加一個英文版或線上預約，不要只告訴其中一家，請改需求書、標上版本日期，再寄給所有還在比價的廠商。需求書的版本，最後要跟著合約一起留存。
公部門的標案另有採購法的規範，規格書不能寫成只有特定廠商做得到，寫法與企業自用的需求書不同，可參考標案規格書怎麼寫那篇的檢查方式。如果手上是十幾年前做的舊網站、還在猶豫要改版還是重做，先看老網站升級還是重做，判斷完再寫需求書。
瑪尼國際怎麼回覆一份需求書
收到需求書時，我們會照上面的報價表逐列回覆，需求書沒寫清楚的欄位會先列成問題清單請您確認，再報價。以瑪尼國際 2026 年的方案來看：購買經濟型（年繳 5,000 元）以上的 Linux 虛擬主機，贈送 5 頁形象網站（首頁、關於我們、服務項目、作品展示、聯絡我們），五頁全部接上後台；基本型（年繳 3,500 元）可以用 2,000 元加購同一套設計。需求書裡超出這五頁的頁面與功能，以五頁網站為基礎依需求另外報價，條件見買 Linux 虛擬主機送 5 頁形象網站。
欄位 9 的部分，瑪尼國際的網頁設計專案網域以客戶名義註冊；合約期間內提出，我們不另收費提供原始碼、完整資料庫備份與遷移操作手冊。設計、主機與網站代管由同一個團隊負責，也就是我們說的一條龍服務，需求書第 7 欄與維護年費可以在同一份報價裡講清楚。瑪尼國際成立於 2004 年，主機放在中華電信光纖機房，服務過逾 500 家企業。
常見問題
Q：網站建置需求書要寫哪些內容？
一份網站建置需求書至少要有 10 個欄位：專案背景與目標、目標讀者與希望他們做的事、頁面清單與版型、內容由誰提供、功能清單、後台可編輯範圍與帳號、既有網域主機信箱與舊站資料、時程與驗收方式、交付物與權利歸屬、預算區間與報價回覆格式。每一欄都寫成廠商能照著估工時的具體內容，而不是形容詞，三家廠商的報價才會針對同一件事。
Q：網站建置需求書要寫多詳細？
寫到廠商不必猜就能估價即可。頁面要列出清單並標出哪幾頁共用版型、功能要寫成「誰在什麼情況下做什麼、完成後系統要有什麼結果」、內容要寫明文案與圖片由哪一方準備；視覺風格、配色與技術選型可以只寫偏好或參考網站，留給廠商提案。一般形象網站寫成幾頁 A4 就足夠，重點是每一欄都有答案，而不是篇幅長。
Q：網站建置需求書寄給廠商後，報價要怎麼比？
在需求書最後指定報價回覆格式：建置費依頁數、功能、後台分列，維護年費寫明金額與包含項目，再附上時程與交付物清單。同一份需求書在同一天寄給所有廠商，收到提問後把答覆整理成補充說明同步給每一家，回覆期限一致。這樣收到的報價格式相同，就能逐列對照，並用建置費加上維護年費乘以年數算出三年總成本。